We’ve signed up to an ambitious journey. Join us! As Arrive, we guide customers and communities towards brighter futures and more livable cities, it isn’t a challenge just anyone could take on. Luckily, we have something to help us make it happen. Our people and our values. We Arrive Curious, Focused and Together. Just as our entire brand is inspired by the North Star, the shining light leading travelers to their destinations since time began, our values guide us. They help us be at our best. For our customers. For the cities and communities we serve. For ourselves. As a global team, we are transforming urban mobility. Let’s grow better, together. Senior Commercial Operations Specialist (m/w/d) Die Rolle Wir suchen eine hochgradig selbstständige und lösungsorientierte Persönlichkeit als Senior Commercial Operations Specialist zur Verstärkung unseres wachsenden Teams in Deutschland. Dies ist keine klassische Vertriebsinnendienst- oder reine Administrationsrolle. Vielmehr handelt es sich um eine zentrale operative Schlüsselposition an der Schnittstelle von Kundenbetreuung, kommerzieller Koordination und Prozessoptimierung. Du fungierst als operatives Rückgrat zwischen Kunden, Account Management, Service Teams, Produktionsstandorten und internen Stakeholdern und stellst sicher, dass Projekte, Anfragen, Angebote, Serviceverträge und operative Prozesse reibungslos End-to-End umgesetzt werden. Dabei spielst du eine wichtige Rolle, Strukturen und Prozesse in einem dynamischen und sich ständig weiterentwickelnden Umfeld aktiv mitzugestalten und zu verbessern. Die Rolle vereint: • Kundenkoordination, • kommerzielle Administration, • Prozessverantwortung, • kontinuierliche Verbesserung, • sowie informelle operative Führung. Das Unternehmen bietet physische Hardware und damit verbundene Dienstleistungen hauptsächlich für Städte und Gemeinden an. Das Portfolio umfasst Neu- und Gebrauchtgeräte, Ersatzteile, Upgrades, Tarifänderungen sowie Serviceverträge. Im Gegensatz zu Positionen, die sich ausschließlich auf digitale Lösungen oder Software konzentrieren, umfasst diese Rolle die operative Abwicklung des gesamten Lebenszyklus physischer Produkte. Dazu gehören die Auftragsbearbeitung, der Wareneingang, die Bestandsverwaltung, die Auslieferung, die Ersatzteilverwaltung und die Rechnungsstellung. Als Teil des Commercial-Operations-Teams steuerst du diese Prozesse innerhalb des ERP-Systems und stellst sicher, dass Aufträge, Lieferungen, Bestandsdaten und Rechnungen korrekt aufeinander abgestimmt sind. Dazu gehört auch die Bearbeitung komplexer Fälle, in denen Aufträge, Lieferungen oder Rechnungen aufgeteilt, angepasst oder mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern koordiniert werden müssen. Wir suchen eine proaktive und erfahrene Persönlichkeit, die komplexe operative Vorgänge eigenständig steuert, Probleme analysiert und löst, die Verantwortung für End-to-End-Prozesse übernimmt und Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessert und optimiert. Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten Kernfokus: • Prozessanalyse & End-to-End-Optimierung: Identifikation von Engpässen bei den 7 Auftragsarten; Verschlankung und Automatisierung manueller Workflows. • Fachliche Führung & Guiding: Onboarding, Coaching der Specialists/Working Students und Etablierung von Best Practices. • Stellvertretung: Informelle operative Vertretung der Leitung. • Bearbeitung komplexer Abrechnungsfälle, beispielsweise bei Teillieferungen, aufgeteilten Aufträgen oder Rechnungen sowie bei unterschiedlichen Kundenanforderungen. Commercial & Customer Operations • Eigenverantwortliche Betreuung und Steuerung von Kundenanfragen und kommerziellen Vorgängen End-to-End. • Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Rechnungen, Aufträgen und servicebezogenen Dokumentationen. • Koordination von Ersatzteilen, Serviceeinsätzen und Wartungsverträgen. • Zuverlässiger Ansprechpartner für Kunden sowie interne Stakeholder. Operative Koordination & Ownership • Eigenständige Übernahme operativer Themen und proaktive Lösungsfindung. • Selbstständiges Handling von Sonderfällen und Entscheidungsfindung innerhalb des Verantwortungsbereichs. • Koordination von Prioritäten, Timelines und operativen Follow-ups über verschiedene Teams hinweg. • Guiding, Coaching und fachliches Onboarding für Specialists, Junioren und Werkstudenten. Prozessoptimierung & Continuous Improvement • Identifikation von Ineffizienzen sowie aktive Optimierung operativer Prozesse. • Mitarbeit an Automatisierungsinitiativen sowie an der Verbesserung von Tools und Workflows. • Unterstützung beim Aufbau skalierbarer Prozesse und effizienter Arbeitsweisen in einer sich wandelnden Organisation. • Ausbau von klaren Leitfäden, Prozessdokumentationen und Best Practices für das Tagesgeschäft. Team Support & Informelle Führung • Unterstützung und fachliche Begleitung junioriger Teammitglieder und Werkstudenten im operativen Alltag. • Hilfe beim Lösen operativer Herausforderungen sowie Weitergabe von Best Practices. • Funktion als erfahrener operativer Sparringspartner innerhalb des Teams. • Mitwirkung beim Aufbau von Struktur, Klarheit und Stabilität in einem dynamischen Umfeld. Was wir suchen Erfahrung & Mindset • Mehrjährige Erfahrung im Bereich Commercial Operations, Lean/Process Management Sales Operations, Customer Operations, Service Administration oder in einer vergleichbaren operativen Rolle. • Erfahrung in der operativen Abwicklung physischer Waren und Produkte, einschließlich Auftragsmanagement, Wareneingang, Bestandsverwaltung, Lieferungen und Rechnungsstellung. • Fundierte praktische Erfahrung mit ERP-Systemen, idealerweise im Zusammenspiel von Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft, Logistik und Fakturierung. • Hohe Eigenverantwortung sowie die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Ownership zu übernehmen. • Ausgeprägte Problemlösungskompetenz sowie eine proaktive und hands-on Mentalität. • Freude an dynamischen Umfeldern mit sich verändernden Prozessen und Strukturen. • Fähigkeit, Priorit