Freelance – Event Manager (Hackathons Adopt AI)

<h1><strong>Freelance – Event Manager (Hackathons Adopt AI)</strong></h1> <ul> <li><strong>Type de contrat :</strong> Freelance</li> <li><strong>Début :</strong> asap Octobre 2026</li> <li><strong>Fin prévue</strong> (à titre indicatif) :<strong> </strong>Décembre 2026</li> <li><strong>Lieu :</strong> Paris 9e</li> </ul> <h3><strong>À propos d'Artefact Adopt AI</strong></h3> <p>Chez <strong>Artefact Adopt AI</strong>, nous concevons et organisons des <a href="https://adoptai.artefact.com/content/hackathons"><strong>hackathons d'innovation</strong></a><strong> </strong>sur des enjeux technologiques et sociétaux majeurs. Notre objectif, en lien avec des grands acteurs publics et privés : réunir étudiants, développeurs, entrepreneurs, chercheurs et experts métiers pour faire émerger, en quelques jours, des idées et des prototypes concrets répondant à des problématiques réelles.</p> <p>Du 2 au 4 décembre 2026, nos hackathons s'installeront au Grand Palais lors d'<a href="https://adoptai.artefact.com/">Adopt AI</a>, le plus grand salon européen dédié à l'IA, rassemblant des milliers de participants.</p> <p>Pour nous accompagner dans la communication et l'organisation de nos hackathons – avant, pendant et après Adopt AI, nous recherchons un(e) <strong>Assistant(e) Événementiel.</strong></p> <h3><strong>Les missions</strong></h3> <p>Rattaché(e) à l'équipe et sous la responsabilité du superviseur événementielle, tes missions couvriront :</p> <h4><strong>La Gestion & Production Événementielle de A à Z</strong></h4> <p><strong>Pré-événement :</strong></p> <ul> <li>Coordination avec les différents prestataires (lieu, catering, scénographie, mobilier) et gestion des commandes / goodies.</li> <li>Participation à la construction des documents supports (planning événementiel, agendas/déroulés, staffing, briefs des prestataires).</li> <li>Participation à la gestion et au suivi des livraisons liées à l’événement</li> </ul> <p><strong>Jour J (Pendant l'événement) :</strong></p> <ul> <li>Présence sur site pour épauler la régie et l'équipe de production.</li> <li>Coordination logistique des prestataires, flux et livraisons.</li> <li>Accueil et garantie de la meilleure expérience possible pour les participants, sponsors et VIPs.</li> </ul> <p><strong>Post-événement :</strong></p> <ul> <li>Suivi du démontage, retours logistiques, bilan budgétaire et facturation.</li> <li>Communication post-événement</li> </ul> <h3><strong>Roadmap indicative de la mission</strong></h3> <ul> <li><strong>Oct. </strong>: Lancement de la logistique événementielle</li> <li><strong>Nov. </strong>: Rush Pré-event (sprint de l’organisation opérationnelle)</li> <li><strong>Déc. </strong>: Jour J au Grand Palais (présence sur le terrain, gestion live de l’événement)</li> <li><strong>(A confirmer) Janv. </strong>: Bilan, REX, valorisation post-event & continuation des projets event</li> </ul> <p><strong>Profil recherché</strong></p> <ul> <li> <p>Freelance avec expériences et projets concrets en Événementiel</p> </li> <li><strong>Outils & Compétences :</strong> <ul> <li><strong>Coordination multi-acteurs internes et externes</strong> (chefs de projet, prestataires, participants, intervenants, entre autres) et logistique technique.</li> <li><strong>Gestion complète d'événements d'envergure</strong> (gestion d'événements institutionnels est un plus)</li> <li><strong>Outils bureautiques & collaboratifs :</strong> Suite Google / Microsoft, Klaxoon, etc.</li> </ul> </li> <li> <p><strong>Langues :</strong> Qualités rédactionnelles parfaites et orthographe irréprochable en <strong>Français</strong> et <strong>Anglais</strong> (environnement bilingue).</p> </li> <li><strong>Qualités personnelles :</strong> <ul> <li><strong>Rigueur & organisation :</strong> Capable de gérer un budget, un planning et des tâches logistiques avec soin.</li> <li><strong>Relationnel & esprit d'équipe :</strong> Aisance pour échanger avec des interlocuteurs variés (chefs de projet, prestataires, partenaires, clients).</li> <li><strong>Autonomie & réactivité :</strong> Capacité à avancer sur plusieurs sujets en parallèle dans un environnement dynamique.</li> </ul> </li> </ul> <h3><strong>Ce que cette collaboration t'apportera</strong></h3> <ul> <li>Une immersion au cœur des enjeux d'<strong>Innovation, Data et Intelligence Artificielle</strong>.</li> <li>Une vision à 360° de la gestion de projet : de l'Expérience participants à la logistique terrain d'un événement majeur au Grand Palais.</li> <li>Une équipe à taille humaine, bienveillante et responsabilisante.</li> </ul> <h3><strong>Comment postuler ?</strong></h3> <p>Envois-nous ton <strong>CV</strong> accompagné de ton <strong>portfolio</strong> ou de quelques <strong>exemples de tes réalisations en événementiel</strong>.</p> <p><e