Vous êtes passionné.e par les Ressources Humaines, mais aussi par l’amélioration des processus, la digitalisation et la recherche de solutions concrètes ?Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux, aimez simplifier, optimiser et faire évoluer les processus, et avez à cœur de transformer les idées en solutions concrètes ? Alors cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez notre équipe ! Votre mission En tant que HR Operations Support Officer, vous jouez un rôle clé dans la gestion et l’évolution de nos processus RH en Belgique et aux Pays-Bas. En collaboration avec le HR Administration Manager et les HR Business Partners, vous assurez la qualité de l’administration du personnel tout en étant force de proposition pour simplifier, digitaliser et améliorer nos façons de travailler. Vos principales responsabilités Administration du personnel • Assurer le suivi et la qualité des processus d’administration du personnel et des données RH. • Gérer les contrats, avenants, absences, maladies, interruptions de carrière et autres événements administratifs. • Être un point de contact privilégié pour les collaborateurs et les équipes RH. • Veiller à la fiabilité, à la conformité et à la mise à jour des dossiers et données RH. • Collaborer avec les HR Business Partners, Payroll, Finance et les différents partenaires externes. Safety & Health • Assurer le suivi administratif et opérationnel des examens médicaux obligatoires liés aux fonctions de sécurité. • Coordonner l’organisation des visites médicales avec les partenaires externes. • Assurer le suivi des accidents du travail, en collaboration avec les assureurs, les managers, Safety et les conseillers en prévention. • Veiller à la qualité et à la mise à jour des données liées à la surveillance de la santé et aux fonctions de sécurité. • Assurer le suivi des dossiers et coordonner les actions avec les différentes parties prenantes. • Participer aux réunions avec les équipes Safety & Health et les organismes de prévention externes. • Maintenir une bonne connaissance des procédures et obligations applicables en matière de santé et de sécurité au travail. Gestion documentaire • Être le/la référent.e People pour le système de gestion documentaire GEDOC. • Coordonner la création, la mise à jour, la validation et la diffusion des instructions, procédures et politiques RH. • Garantir la disponibilité, la cohérence et la traçabilité des documents de référence. • Organiser et préparer les réunions de suivi avec les parties prenantes et assurer le suivi des actions. • Accompagner les utilisateurs dans leurs recherches documentaires et les orienter vers les documents appropriés. • Veiller à l’accessibilité et à la bonne diffusion des documents applicables au département People. Amélioration continue & digitalisation • Identifier les irritants et inefficacités, analyser leurs causes et proposer des solutions pragmatiques. • Contribuer à la digitalisation, l’automatisation et la standardisation des processus et outils RH. • Challenger les processus existants et identifier des opportunités de simplification et d’optimisation. • Participer à différents projets RH et accompagner leur mise en œuvre. • Préparer des analyses, reportings et indicateurs permettant de fiabiliser les processus et de faciliter la prise de décision. ................................................................................................ Bent u gepassioneerd door Human Resources, maar ook door procesverbetering, digitalisering en het zoeken naar concrete oplossingen? Bent u vertrouwd met digitale tools, houdt u ervan om processen te vereenvoudigen, te optimaliseren en verder te ontwikkelen, en zet u ideeën graag om in concrete oplossingen? Dan is deze opportuniteit iets voor u. Versterk ons team! Uw functie Als HR Operations Support Officer speelt u een sleutelrol in het beheer en de verdere ontwikkeling van onze HR-processen in België en Nederland. In samenwerking met de HR Administration Manager en de HR Business Partners staat u in voor de kwaliteit van de personeelsadministratie en bent u tegelijkertijd een drijvende kracht achter het vereenvoudigen, digitaliseren en verbeteren van onze manier van werken. Uw verantwoordelijkheden Personeelsadministratie • Instaan voor de opvolging en kwaliteit van de processen rond personeelsadministratie en HR-gegevens. • Beheren van contracten, addenda, afwezigheden, ziekte, loopbaanonderbrekingen en andere administratieve gebeurtenissen. • Fungeren als een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers en HR-teams. • Waken over de betrouwbaarheid, conformiteit en actualisering van personeelsdossiers en HR-gegevens. • Samenwerken met de HR Business Partners, Payroll, Finance en verschillende externe partners. Safety & Health • Instaan voor de administratieve en operationele opvolging van verplichte medische onderzoeken die verband houden met veiligheidsfuncties. • De organisatie van medische onderzoeken coördineren met externe partners. • De opvolging van arbeidsongevallen verzekeren, in samenwerking met verzekeraars, managers, Safety en preventieadviseurs. • Waken over de kwaliteit en actualisering van gegevens met betrekking tot gezondheidstoezicht en veiligheidsfuncties. • Dossiers opvolgen en acties coördineren met de verschillende betrokken partijen. • Deelnemen aan vergaderingen met de Safety & Health-teams en externe preventiediensten. • Een goede kennis onderhouden van de procedures en wettelijke verplichtingen op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk. Documentbeheer • Fungeren als People-referentiepersoon voor het documentbeheersysteem GEDOC. • De creatie, actualisering, validatie en verspreiding van HR-instructies, procedures en beleidsdocumenten coördineren. • De beschikbaarheid, consistentie en traceerbaarheid van referentiedocumenten garanderen. • Opvolgingsvergaderingen met stakeholders organiseren en voorbereiden en de opvolging van de acties verzekeren. • Gebruikers begeleiden bij hun zoektocht naar documenten en hen